7 étapes pour réussir la mise en place d’un ERP dans votre magasin

La multiplicité des process de gestion d’un magasin de sport conduit les gérants à mettre en place des solutions ERP. Mais face à la multiplicité des offres sur le marché et au changement important que cela implique pour les équipes, il peut être difficile de se lancer tout en assurant la réussite du projet.

Désigner des chefs de projet, choisir le bon outil, paramétrer un périmètre fonctionnel pertinent… Voici un guide de 7 étapes à suivre pour réussir la mise en place d’un ERP dans votre magasin de sport.

1. Construire une équipe dédiée

La raison d’être de l’ERP est de mettre à disposition du magasin une solution de pilotage pour l’ensemble des services et process existants. C’est toute l’équipe qui utilise l’outil quotidiennement, pour faciliter le travail, améliorer la productivité et les performances du commerce. Pour réussir la mise en place d’un ERP dans votre magasin, il est donc très important d’impliquer vos collaborateurs dès le démarrage du projet.

Créer une équipe dédiée a plusieurs avantages : 

• Vous vous assurez du suivi du projet ERP de A à Z pour veiller à sa réussite ;
• Vous bénéficiez du regard et des feedbacks directs de vos employés pour faire les bons choix et avancer en cohérence avec votre stratégie ;
• Vous travaillez à l’acculturation de votre équipe à vos nouveaux outils - un gain de temps et un avantage décisif pour favoriser la conduite du changement.

2. Identifier vos process métier

Tout projet de mise en place d’un ERP dans un magasin doit commencer par une analyse fine des besoins de la structure. Process métier, habitudes et usages des collaborateurs, points de douleur rencontrés, besoins et attentes stratégiques… C’est la globalité d’organisation et de fonctionnement du magasin qui doit être étudiée avant de choisir le logiciel de gestion qui vous correspond.

Cet audit préalable doit permettre de répondre à des questions clés : 

• Quel est l’enjeu principal du projet de mise en place d’un ERP ?
• Quels défis stratégiques l’ERP doit-il m’aider à relever ?
• Quelles problématiques ce projet doit-il adresser dans le magasin ?
• Qui est concerné et quels sont les processus métiers rattachés à ces personnes ?
• Quels sont les outils existants et sont-ils toujours adaptés à mon activité ?
• De quels flux de données dispose–t-on dans le cadre du projet ?

3. Choisir un ERP et un partenaire

Baliser l’ensemble du projet et poser les bonnes questions aux bonnes personnes donne un sérieux avantage avant de choisir l’ERP qui vous correspond. C’est la base de votre cahier des charges, qui oriente le choix de façon décisive. L’étape précédente de l’audit vous permet maintenant de passer en revue les solutions de gestion existantes sur le marché et d’opter pour l’ERP qui vous correspond.

• Un logiciel généraliste ou une solution métier
• ERP, CRM, WMS, POS / PDV…
• Une solution SaaS, on-premise, hébergée sur le cloud ou sur un serveur local
• Le périmètre fonctionnel indispensable

La mise en place d’un ERP dans votre magasin est aussi l’occasion d’enrichir l’expérience client que vous offrez et de proposer un panel de services qui vont séduire vos consommateurs (click and collect par exemple). Assurez-vous de choisir une solution qui permet de mettre en place des stratégies omnicanales, de la création d’un site e-commerce relié à votre gestion de stocks unifiée à la mise en place d’un parcours digital en magasin.

Ayez également en tête que vous ne choisissez pas qu’un ERP : le rôle de l’éditeur de la solution est crucial. Pour que le projet de mise en place soit pérenne, l’intégrateur doit vous offrir un outil durable, capable d’évoluer avec le marché et de s’adapter constamment à vos besoins. L’éditeur, en lien avec vous et vos collaborateurs, vous accompagne au quotidien et une expertise métier n’est pas de trop pour vous conseiller dans vos process et répondre à vos attentes.

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4. Paramétrer la solution de gestion

Cette étape est un moment clé dans la mise en place d’un ERP dans votre magasin - c’est aussi le moment d’évaluer la capacité d’adaptation de la solution choisie. L’éditeur intègre l’outil à vos process et va paramétrer ses diverses fonctionnalités à vos besoins.

L’objectif est de mettre à votre disposition des modules qui correspondent à vos stratégies et des fonctionnalités 100% utiles à votre magasin de sport : 

• Achats, stocks et inventaire
• Location matériel de sport
• Logiciel de caisse (POS) complet et performant
• Programme de fidélité client
• Commerce unifié
• Atelier de réparation (vélos, skis)
• Vendeur connecté
• Pilotage multi-magasins
• Analyse décisionnelle et statistiques
• Référentiel produit complet et centralisé
• Pilotage supply chain et stocks

Même si le paramétrage suit le diagnostic effectué à l’étape d’audit préliminaire, il est important de tester et re-tester l’environnement mis en place. La phase de tests permet de détecter les anomalies, les process métiers qui ne fonctionnent pas et d’apporter les correctifs nécessaires avant de déployer la solution à tout le magasin.

5. Migrer vos données

L’étape de migration des données a un double enjeu : 

• Sauvegarder les flux et la qualité des données de votre magasin sans perte d’informations et sans rupture d’activité dommageable
• Faire le tri dans les informations et ne conserver que la data stratégique et utile pour votre entreprise

L’éditeur-intégrateur de la solution choisie prend en charge cette phase, en respectant le capital data de votre magasin et allant dans le sens d’une valeur ajoutée apportée à vos données par le traitement dans l’ERP.

6. Former vos collaborateurs

Comme précisé plus haut, l’implication des collaborateurs est totale dans le déploiement d’un projet ERP. Après le lancement vient donc le temps de la formation. L’équipe prend en main le logiciel de gestion, apprend à l’utiliser dans le cadre de ses process métiers et à en tirer tous les bénéfices pour une plus grande performance dans le magasin.

Parfois, les usages doivent être totalement revus et c’est un grand changement pour certains collaborateurs. Il faut donc prendre le temps, adapter l’accompagnement aux différents profils et allouer un budget à cette formation pour favoriser la réussite de l’implémentation de l’ERP.

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7. Mesurer le retour sur investissement

Dernière étape de la mise en place d’un ERP dans votre magasin de sport : la mesure des résultats. Pour vérifier le succès du projet et estimer sa durabilité, vous devez vous référer à des indicateurs clés. Évolution des coûts liés au système d’information, productivité accrue ou amoindrie des équipes, fidélisation clients liés aux nouveaux services proposés… À vous de suivre les tendances pour vous assurer que le déploiement répond aux besoins et objectifs fixés en amont.

Gardez à l’esprit que cette veille régulière permet aussi d’apporter des correctifs à votre outil et de le faire évoluer dans le bon sens !

7 étapes pour réussir la mise en place d’un ERP dans votre magasin de sport : 

• Construire une équipe dédiée pour suivre le projet de A à Z et impliquer les collaborateurs dès le démarrage ;
• Analyser les besoins de l’entreprise et identifier les process métiers qui nécessitent le déploiement d’un ERP ;
• Choisir une solution de gestion adaptée à votre activité ainsi qu’un partenaire éditeur qui vous accompagne dans la durée ;
• Paramétrer l’ERP en fonction de vos besoins et en accord avec vos objectifs stratégiques, puis tester l’environnement ;
• Migrer vos données sans perte d’informations ni rupture d’activité ;
• Former vos collaborateurs pour favoriser la bonne prise en main et garantir les objectifs de productivité ;
• Mesurer les résultats et vérifier le respect des ambitions liées à la mise en place de l’ERP

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