Comment gérer sa location de vélo électrique ?

Vous souhaitez vous lancer dans la location de vélos électriques ? Pour cela, il faut bien avoir en tête que l’utilisation du vélo électrique est bien différente du cycle normal. Usure des freins, stockage des batteries, coûts d’immobilisation et de contrôle, facturation spécifique… Tenir compte de ces différences est crucial pour garantir le succès du service de location, et ce dès que vous établissez votre business plan. Voici quelques conseils pour bien gérer votre service location de vélo électrique.

1. Maintenir et entretenir votre parc de vélos électriques

L’entretien est à la base d’une gestion de location de vélo électrique réussie, pour anticiper les immobilisations de cycles, optimiser l’activité et réaliser des économies. Une vérification régulière de l’état des freins et des pneus réduit les risques d’usure, quel que soit le type de cycle (VTT, VTC ou VAE). N’oubliez pas que si un vélo est immobilisé pour entretien, il n’est pas possible de le louer : c’est donc du chiffre d’affaires perdu ! En contrôlant systématiquement l’état de votre parc, vous assurez son maintien au profit de votre activité. 

De la même façon, n’ayez pas peur d’engager vos loueurs dans cette démarche. En sensibilisant à prévenir l’usure et en encourageant vos clients à vous transmettre les signes de dommages potentiels, vous pouvez encore mieux anticiper les réparations nécessaires. Mettre en place un questionnaire en fin de location peut être un bon moyen de récolter des informations techniques sur vos vélos électriques, tout en mesurant la satisfaction de vos clients.

L’objectif est clair : il faut optimiser la durée de vie des vélos de votre parc. Une maintenance régulière, rigoureuse et bien planifiée permet non seulement d’éviter les frais engendrés par une casse ou la hausse du coût de l’assurance, mais aussi de maximiser les prix de revente. Mais au-delà du maintien de votre parc, c’est aussi la sécurité des conducteurs qui est en jeu. En mettant à disposition des machines en bon état, vous garantissez une meilleure expérience client ainsi que la fidélité à votre service de location de vélos électriques.

2. Mesurer la rentabilité du service de location de vélos électriques

Si mécaniquement, l’usure est la même sur un vélo électrique ou non électrique, il faut tout de même tenir compte de certaines différences :

• Un vélo électrique roule beaucoup plus : avec une moyenne de 20 à 30 kilomètres par jour, à une vitesse de 20 à 25 km/h, il est logique de dire qu’il fait plus de kilomètres car il va plus vite. Il faut donc vérifier plus souvent l’usure des pneus, la force du moteur etc.
• Un vélo électrique freine plus souvent, à une vitesse plus élevée. L’usure des freins arrive donc à plus court terme.
• Un vélo électrique comprend une batterie. Elle doit être enlevée du cycle pour être stockée - un stockage qui doit se faire dans un entrepôt aux alentours de 20 degrés.

Il est essentiel d’anticiper tous ces coûts divers pour mesurer et maîtriser la rentabilité de votre service de location de vélos électriques. Prendre en compte vos coûts d’entretien, matériels, assurances, salaires de vos collaborateurs en atelier, d’entrepôt etc… vous permet de calculer votre seuil de rentabilité au plus juste et d’optimiser la gestion de votre service location.

Dernier conseil : appliquez vos méthodes de calcul vélo par vélo, type de cycle par type de cycle. Si vous opérez sur des gammes très différentes (VTT, VTC, vélos électriques…), vos frais généraux et d’entretien ne sont pas les mêmes puisque vos machines ne requièrent pas les mêmes travaux. La maîtrise de vos dépenses vélo par vélo vous permet d’avoir une vision au plus juste et d’appliquer une tarification adaptée.

3. Optimiser la gestion et la facturation du service de location

La facturation de votre service de location doit être très claire pour éviter les erreurs et les pertes. Pour optimiser cette étape :

• Mettez en place des tarifs journaliers, semaine, mois, un système d’abonnement… pour que l’encaissement se fasse rapidement et que le processus soit bien compris de vos collaborateurs comme de vos clients.
• Contrôlez systématiquement et immédiatement les vélos rendus en fin de location pour facturer les éventuels dommages et dégâts au client. Sans cela, vous vous retrouvez avec un cycle potentiellement immobilisé et des frais à votre charge.
• Définissez un plan d’entretien pour optimiser la durée de vie de la totalité de votre parc et garantir une bonne expérience à vos clients.

De l’anticipation au contrôle, vous ne pouvez pas vous passer d’un outil de gestion spécialisé. Plan d’entretien, contrôle de l’usure, mesure du seuil de rentabilité, suivi des réparations en atelier, facturation d’un service de location spécifique… Digitaliser tous ces processus est clé pour optimiser votre gestion de location de vélos électriques. Choisissez un ERP spécialisé, qui vous permet d’améliorer le taux de sortie de vos cycles, d’analyser vos performances et d’offrir un parcours client dématérialisé et enrichi.

Nos conseils pour bien gérer votre service de location de vélos électriques :

• Maintenez et entretenez votre parc de vélos électriques, en tenant compte des risques d’usure et de la nécessité d’avoir le moins de machines immobilisées. Il vous faut contrôler systématiquement vos cycles et engager vos conducteurs dans la démarche en les sensibilisant aux bons réflexes à avoir pour une meilleure expérience client.

• Maîtrisez la rentabilité de votre service de location de vélos électriques en appliquant une méthode de calcul vélo par vélo, pour être au plus juste des coûts anticipés et ne pas passer à côté des spécificités du vélo électrique.

• Optimisez la gestion et la facturation de votre service de location en misant sur un ERP spécialisé, qui digitalise les processus et le parcours client, qui évite les erreurs et les pertes de chiffre d’affaires.

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