Quelles réglementations votre logiciel de caisse doit-il respecter ?

L'utilisation d'un logiciel de gestion est indispensable pour les entreprises qui souhaitent gagner du temps et optimiser leur activité commerciale. Dans votre magasin de sport, vous vous reposez sur votre logiciel de caisse pour assurer le suivi des stocks, la gestion des ventes, la facturation ainsi que la gestion de la relation client.

Mais tous ces processus intégrés à votre outil de gestion POS (point de vente) doivent être conformes aux exigences de l’administration fiscale et respecter un certain nombre d’obligations. Tour d’horizon des réglementations que votre logiciel de caisse doit respecter, sous peine de lourdes amendes !

1. Loi de finances 2018 : lutte contre la fraude

Entrée en vigueur en janvier 2018, la loi des finances concerne directement les professionnels assujettis à la TVA, et notamment les commerçants, qui enregistrent les paiements de leurs clients via une caisse enregistreuse, un logiciel ou un système de caisse.

Comme le rappelle le texte, le logiciel ou système de caisse est un système d’information qui dispose d’une fonctionnalité de caisse, c’est-à-dire qu’il permet d’enregistrer extra-comptablement les paiements associés aux ventes et prestations de services. Les données qui intéressent la loi sont celles qui participent directement ou indirectement à une transaction, une vente ou une prestation de service, assujettie à la TVA.

Dans le cadre de la loi de finances 2018, vous devez vous assurer que votre logiciel de caisse a obtenu une certification de conformité. Celle-ci permet de prouver que vos outils respectent les conditions suivantes : 

• Condition d’inaltérabilité : le logiciel utilisé doit permettre d’enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées ;
• Condition de sécurisation : le logiciel doit être en mesure de sécuriser les données d’origines, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives ;
• Condition de conservation : le logiciel doit enregistrer et clôturer les données sur une période donnée ;
• Condition d’archivage : le logiciel doit prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec un dispositif technique garantissant l’intégrité des informations.

Ces exigences ont pour objectif final de lutter contre la fraude, avec en ligne de mire les caisses enregistreuses dites “permissives”, qui permettent à leurs utilisateurs d’occulter ou de modifier une partie de leurs recettes pour ne pas être soumis à l’impôt et à la TVA.

Ce que vous devez faire : 
Pour vous assurer que votre logiciel est bien conforme, tournez vous vers votre éditeur : charge à lui d’apporter la preuve de la certification en vous fournissant une attestation individuelle. Sans cela, il faudra changer de solution logicielle de gestion.

2. RGPD : sécurité des données client

Depuis le 25 mai 2018, toutes les organisations privées ou publiques européennes traitant des données personnelles se doivent de suivre le RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données. Ce dernier a pour objectif de protéger les données personnelles des citoyens européens en leur donnant un vrai contrôle sur l’usage qui en est fait par des tiers publics ou privés.

Vous gérez votre magasin de sport avec un logiciel de caisse ? Cela veut dire que des données personnelles transitent par votre entreprise de façon dématérialisée. On parle de toute information relative à vos clients, telle que définie par la CNIL, comme par exemple son nom, ses coordonnées, son adresse IP, sa photo, etc. 

Ce que vous devez faire : 
Pour respecter les droits des consommateurs, vous devez mettre en place des outils qui sécurisent les données personnelles de vos clients. Aujourd’hui, tous les logiciels de caisse bénéficient de la norme NF525, obligatoire dès lors que vous n’êtes pas un commerçant placé sous le régime auto-entrepreneur ou micro-entreprise. Cette norme intègre les critères du RGPD et vous permet de répondre aux exigences de transparence, de consentement renforcé, d’accès et de rectification des données, de droit à l’oubli et de conservation des données.

Bon à savoir :
En cas de contrôle, vous devrez prouver votre conformité RGPD grâce à la tenue d’un registre des traitements de données.

3. Loi anti-gaspillage : ticket de caisse digital

La dématérialisation du ticket de caisse s’inscrit dans la lignée de la loi de finances de 2020 sur la facturation électronique. En effet, depuis le 1^er janvier 2020, les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination du secteur public en format électronique. Cette obligation va s’étendre à l’ensemble des acteurs assujettis à la TVA et établis en France, avec une entrée en vigueur fixée au 1^er juillet 2024.

En savoir plus sur le sujet : Facturation électronique obligatoire à l’ensemble des entreprises 

Dans le cadre de la loi anti-gaspillage, les commerçants vont devoir intégrer de nouvelles obligations dès l'été 2023. L’impression des tickets de caisse, de carte bancaire, de bons d’achat et de tickets promotionnels ne devra plus être systématique, quels que soient le montant et la nature des achats, sauf à la demande explicite du client. 

Ce que vous devez faire :
La date butoir arrive vite. Vérifiez que votre logiciel de caisse actuel est conforme à cette obligation et propose la fonctionnalité de ticket de caisse digital. Chez Ginkoia, la dématérialisation du ticket de caisse est une fonctionnalité native dès la version 22.2, mettant en conformité l’ensemble de nos clients. Au-delà de la non impression, pensez à l’option d’envoi par mail, également fonctionnalité de base de notre solution logicielle.

3. Le prix de référence

Afin de pouvoir comparer les offres et de permettre aux consommateurs d’acheter en connaissance de cause, les magasins ont l’obligation d’afficher un prix de référence. Celui-ci correspond au prix le plus bas pratiqué au cours d’une période de trente jours précédant une promotion. Toute annonce d’une réduction de prix doit indiquer le prix antérieur appliqué par le commerçant pendant une durée déterminée, avant l’application de la promotion.

C’est l’objet de la Directive 2019/2126 qui pose un cadre légal depuis le 28 mai 2022 en matière de détermination du prix de référence. Le dispositif concerne toutes les annonces de réduction de prix, qu’elles soient exprimées en pourcentage, par des techniques marketing promotionnelles (type : “1 acheté 1 offert) ou par des annonces de réduction générales ou littérales (exemple : “offres spéciales”).

Il s’applique sur tous les canaux de vente physiques ou en ligne (e-commerce, réseaux sociaux, applications mobiles…). La sanction en cas de non-respect de cette règle : 2 ans d’emprisonnement et 300 000 euros d’amende pour pratique commerciale trompeuse.

Ce que vous devez faire : 
Conservez absolument une preuve du prix de référence de vos produits, afin de démontrer la réalité du prix promotionnel affiché en cas de contrôle de l’administration ou de contestation d’un consommateur. Votre logiciel de caisse doit vous permettre de retrouver tous les prix pratiqués en magasin.

Au final, pour être certain d’être en conformité avec les réglementations en vigueur, choisissez un logiciel de caisse dédié à votre métier et à votre activité de commerçant. Vous avez ainsi l’assurance qu’il restera conforme face aux évolutions légales et que les mises à jour fonctionnelles seront comprises dans votre contrat ou abonnement. L’objectif : miser sur la tranquillité d’esprit en vous reposant sur un partenaire éditeur qui s’occupe de tout !

Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de magasin ? N’hésitez pas à consulter notre page dédiée ou à télécharger notre guide !