Quel outil de gestion pour exploiter une base de données magasin ?

Excel, Access, tableaux de bords personnels, solutions logicielles… Les possibilités sont multiples pour exploiter les données de son magasin, des informations sur vos articles en stock à vos données clients. Mais toutes les solutions ne se valent pas et certaines peuvent même mettre en danger la pérennité de votre activité. Dans cet article, nous revenons en détail sur ce qu’est un bon outil de gestion de base de données magasin, comment le choisir et ses avantages opérationnels pour votre magasin de sport.

1. Qu’est-ce qu’un outil de gestion de base de données ?

Un outil de gestion de base de données - “DataBase Management System” (DBMS) en anglais, ou Système de Gestion de Base de Données (SGBD) - est un logiciel conçu pour stocker, récupérer et analyser les données d’une entreprise.

Il est composé de modules permettant de gérer la base de données complète. À l’échelle d’un magasin de sport, il permet de traiter et de faire ressortir rapidement toutes les informations propres à l’activité : articles, stocks, bons de commande, factures, fiches clients… ainsi que de gérer ses outils fonctionnels (plateforme e-commerce, logiciel de caisse etc.).

Aujourd’hui, les entreprises utilisent encore souvent des outils tels que Excel ou Access. On en convient : ils permettent une gestion quotidienne des données sans trop poser de difficultés, ils facilitent la visibilité des informations sous la forme de tableaux ainsi que leur extraction pour exploitation sous diverses formes (graphiques, tableaux de bord etc.).

Mais ils posent aussi de sérieuses limites qui peuvent rapidement mettre en danger la pérennité d’un magasin. Sans actualisation en temps réel et sans croisement des données entre les différents services, leur exploitation devient rapidement compliquée car elle implique un temps considérable pour l’analyse et la compréhension des informations. C’est également une source dangereuse d’erreurs de saisie, de doublons, de données caduques donc mauvaises pour la prise de décisions stratégiques.

2. Comment fonctionne-t-il ?

Un outil de gestion de base de données magasin est composé de plusieurs programmes : le moteur, le catalogue, le processeur de requêtes, le langage de commandes et des modules supplémentaires.

Ces derniers servent notamment au rendu d’écrans pour la saisie des informations, à la création de comptes rendus et tableaux de bord, à l’import et à l’export de données vers la base de données, à manipuler le catalogue général. Ils sont surtout utilisés par l’administrateur de la base de données générale, à des fins de maintenance, de sauvegarde et restauration des données, de contrôle des accès aux informations etc.

Il faut savoir qu’il existe essentiellement deux types d’outils de gestion de base de données magasins :

• Relationnelle ou SQL

Le SQL ou Structured Query Language désigne un langage de requête structuré. Pour l’outil, cela signifie que les données apparaissent pour l’utilisateur sous forme de tableaux de lignes et de colonnes, avec une structure normée et des dépendances claires.

Les bases de données SQL sont un très bon choix pour la création et la prise en charge de solutions logicielles complexes, où toute interaction a des conséquences multiples, par exemple un service de gestion d’entrepôt qui doit pouvoir traiter les entrées et sorties, suivre l’inventaire des stocks.

La base de données SQL est également un gage d’intégrité des données, essentiel par exemple lorsque vous exploitez une application e-commerce. Le langage repose en effet sur la conformité ACID : Atomicité, Cohérence, Isolation, Durabilité, qui garantit la fiabilité d’une transaction informatique.

• Non relationnelle ou NoSQL

Ce sont des bases de données qui ne se limitent pas à une structure en tableaux mais sont plutôt orientées “document”, d’où leur nom.

Elles permettent de traiter des données non structurées (articles, photos, vidéos…) et de les rassembler sur un seul document. Comme elles compilent plusieurs types de formats de serveurs différents, elles sont plutôt appréciées dans le cadre d’une méthode Agile, chez les startups notamment.

3. Quelles fonctionnalités essentielles / avantages ?

Vous l’aurez compris : il y a de sérieux avantages à utiliser un outil de gestion de base de données relationnelle pour votre magasin. L’objectif étant de profiter d’une visibilité compréhensible sur les données de l’activité pour améliorer les performances de l’entreprise, le SGBD dispose de qualités cruciales :

• Il permet de gagner un temps considérable (2 à 3 heures par jour pour de la saisie sur Excel en moyenne) et de retrouver les informations souhaitées en quelques clics, car il repose sur un système centralisé.
• Il augmente la productivité des collaborateurs en facilitant le partage des données et donc leur accessibilité par tous les utilisateurs concernés. Il permet également de prendre les meilleures décisions en se basant sur des informations fiables et de faciliter les initiatives qui seront bénéfiques pour l’entreprise.

• Il garantit la cohérence des informations partagées entre les différents services (commercial, stock, vente/magasin, livraison…), pour des opérations parfaitement intégrées dans l’activité.
• Il assure la sécurité des données puisque l’accès y est encadré par l’application de politiques strictes de confidentialité. Les données de l’entreprise sont ainsi sauvegardées correctement et leur valeur préservée.

Miser sur un outil de gestion de base de données magasin est un prérequis essentiel à un système et un fonctionnement unifiés, et donc un gage de performance pour votre entreprise.

S’il représente un investissement relatif, il est aussi un gain de temps majeur pour vous comme pour vos collaborateurs au quotidien. Il assure la fiabilité et la sécurité des données, en facilite l’exploitation pour prendre les bonnes décisions et rend plus aisé le suivi des indicateurs clés de l’activité.

À la différence d’outils comme Excel ou Access, l’outil de gestion de base de données permet un accès simultané à plusieurs personnes et une mise à jour des informations en temps réel. Un facteur indispensable à la réussite de stratégies d’entreprise.

Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de magasin ? N’hésitez pas à consulter notre page dédiée ou à télécharger notre guide !