Modèle de fiche de stock (gratuit à télécharger) spécial retail sport

Dans le secteur du retail sport, où les tendances évoluent et la demande fluctue, une gestion des stocks efficace est clairement un gage de réussite. Parmi les outils incontournables pour y parvenir, il y a la fiche de stock. Gardienne des informations de stock et véritable registre chronologique, elle permet de consigner chaque mouvement de stock pour conserver une traçabilité précieuse.

Dans cet article, découvrez comment fonctionne une fiche de stock (on vous offre un modèle gratuit à télécharger !), ses avantages mais aussi la solution alternative pour gagner en efficacité dans vos magasins de sport. 

1. Les avantages d’utiliser un modèle de fiche de stock vierge

Une fiche de stock est un document crucial pour les commerçants, permettant un suivi précis des mouvements de stocks, qu'il s'agisse de matières premières, de produits finis ou de marchandises. Elle joue un rôle central dans la gestion des stocks, en offrant une visibilité claire sur les niveaux de stock disponibles à tout moment.

Elle fonctionne comme un registre exhaustif des entrées et des sorties de chaque produit dans vos magasins de sport. Achats, ventes, retours, transferts de stock, ajustements… Chaque transaction est consignée afin de disposer d’un historique complet du produit et d’en déduire le stock disponible à l’instant T.

La fiche de stock se lit donc en différents niveaux ou état de stock : 

• Le stock minimum qui prévient la rupture de stock
• Le stock maximum qui indique le seuil à ne pas dépasser pour éviter les coûts de surstockage
• Le stock théorique qui se base sur les informations contenus dans la fiche de stock
• Le stock réel qui est déduit et comptabilisé suite à un inventaire

L’optimisation de la gestion des stocks

Les fiches de stock fournissent une vue d'ensemble claire et instantanée des quantités disponibles pour chaque article, évitant ainsi les ruptures de stock inopportunes et les pertes de ventes associées. Comme vous connaissez précisément vos niveaux de stock, vos commandes sont optimisées pour répondre à la demande réelle, réduisant ainsi les coûts de stockage et les stocks excédentaires. In fine, l’objectif est d’atteindre l’équilibre du stock, grâce à une visibilité précise du cycle de vie complet de chaque article dans vos magasins.

Une plus grande efficacité opérationnelle

La fiche de stock facilite l’organisation et le contrôle des stocks, en vous permettant de localiser rapidement les articles et de gérer efficacement les transferts, aussi bien entre les rayons qu’entre les lieux de vente. Avec un document pour suivre les entrées et les sorties de produits, vous réalisez des inventaires plus rapides et plus précis, avec une perturbation moindre pour l’activité.

Cette efficacité opérationnelle stimule directement les ventes et améliore la satisfaction client. En veillant à ce que votre offre soit toujours disponible, vous offrez une meilleure expérience client et réduisez les temps d’attente dans la surface de vente. 

L’amélioration de la prise de décision

Les données de stock vous permettent d’évaluer la performance de chaque article de sport et d’ajuster l’assortiment de produits en fonction de la demande réelle. C’est un ensemble d’informations clé qui sont à votre portée pour analyser des tendances de vente, révéler des opportunités de promotion ciblées et prendre les bonnes décisions stratégiques en matière d’approvisionnement.

2. Les étapes essentielles pour remplir efficacement une fiche de stock vierge

Identifier et collecter les informations nécessaires

Il s’agit d’attribuer une désignation claire et normalisée à chaque produit qui transite dans vos magasins de sport, pour en faciliter la reconnaissance. En leur assignant une référence unique, vous facilitez l’identification et le suivi des stocks. Il faut ensuite classer les produits identifiés dans des catégories pertinentes pour une organisation optimale.

Pour un enregistrement méticuleux des mouvements de stocks : 

• Consignez la date de chaque mouvement de stock (entrée ou sortie) avec précision
• Saisissez la quantité exacte du produit entrant ou sortant du stock
• Indiquez le prix unitaire d’achat ou de vente
• Précisez le type de mouvement (achat, vente, retour, transfert, ajustement)
• Identifiez l’origine ou la destination du produit en cas de transfert entre magasins

Organiser les données sur la fiche

Vous devez concevoir votre fiche de stock en fonction des spécificités de votre activité et de vos besoins. Sur Excel, désignez des onglets et des colonnes pour chaque information. Par exemple : 

• Un onglet “État des stocks” qui répertorie chaque mouvement de stock au quotidien (achats et ventes avec à chaque fois les quantités, les prix unitaires et la valeur du stock)
• Un onglet “Base de données articles” qui constitue votre référentiel produits

Vérifier et mettre à jour régulièrement les informations inscrites

Pour une gestion des stocks efficiente, l'exactitude et la mise à jour régulière des fiches de stock constituent des éléments fondamentaux. Vous devez y consacrer du temps et être minutieux pour savoir quand vous atteignez vos seuils.

• Déterminez le stock initial de chaque produit au début de la période de suivi
• Calculez le stock final après chaque mouvement de stock en ajoutant les entrées et en soustrayant les sorties du stock initial
• Faites des vérifications régulières de la cohérence du stock final en le comparant aux stocks physiques lors des inventaires
• Tenez compte des variations des prix pour valoriser correctement votre stock d’un point de vue comptable

3. Les limites de la fiche de stock

Vous l’aurez compris : pour que votre fiche de stock soit un outil performant, vous devez être en surveillance constante des mouvements de stock et procéder à des modifications en temps réel sur le document, dès l’achat, la vente ou le transfert d’un produit. Et c’est là qu’on constate les limites de la fiche de stock pour gérer efficacement ses stocks.

Une saisie manuelle fastidieuse et sujette à erreurs

La gestion manuelle des fiches de stock peut s'avérer chronophage et laborieuse, surtout pour les magasins ayant un volume de stock important ou une grande variété de produits. C’est inévitablement une source d’erreurs, qui peuvent entraîner des incohérences dans les niveaux de stock et des difficultés dans la prise de décision.

L’efficacité d’une fiche de stock repose aussi directement sur la rigueur et la discipline du personnel responsable de la saisie et des mises à jour des données. Un manque de diligence compromet la précision des informations recueillies et nuit à la gestion globale du magasin.

Une difficulté d’adaptation et d’analyse

Les fiches de stock peuvent ne pas s'adapter facilement aux fluctuations soudaines de la demande, aux changements inattendus dans les niveaux de stock ou encore aux spécificités des activités diverses d’un acteur du retail sport (location, réparation d’équipements, dépôt-vente…). La mise à jour manuelle prend du temps, ce qui retarde la prise de décision en cas d'urgence.

De plus, il faut se contenter d’analyses et d’un reporting limités, sans fonctionnalités avancées vous permettant d’arriver aux conclusions pertinentes essentielles à la prise de décision.

"Notre groupe compte environ 10 magasins, ça implique beaucoup de transferts de marchandises d’un point de vente à un autre. La complexité vient du fait qu’il y a plusieurs sociétés juridiques et il faut calculer des prix moyens de produits par société et c’est ce que nous permet de faire l’outil Ginkoia aujourd’hui."

Y. Morat, dirigeant du groupe Frasteya

Si la fiche de stock présente certains avantages, les magasins de sport doivent soigneusement en évaluer les inconvénients et prendre les mesures nécessaires pour les minimiser. La clé d’une gestion des stocks efficiente, c’est l’adoption de procédures rigoureuses et l’investissement dans des outils adéquats.

4. L’alternative pour une gestion efficiente : le logiciel de gestion de stock

Un logiciel de gestion de stock (aussi appelé WMS) est un outil informatique qui automatise et optimise la gestion des stocks. Il centralise l'ensemble des données relatives aux stocks, offrant une visibilité complète et en temps réel sur les niveaux de stock, l'historique des mouvements, l'emplacement des produits etc. 

L’automatisation et la précision renforcées

Les logiciels de gestion de stock surpassent les limitations des fiches de stock manuelles en automatisant la saisie des données. Cette automatisation élimine les erreurs humaines inhérentes à la saisie manuelle, garantissant une précision et une fiabilité accrues des niveaux de stock en temps réel. Création de bons de commande, suivi des livraisons… La rationalisation des processus améliore l’efficacité opérationnelle et permet aux collaborateurs de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Contrairement aux fiches de stock qui offrent une vision limitée des stocks, les solutions informatiques de gestion proposent une visibilité complète et en temps réel sur l'ensemble des produits en stock. Cette visibilité globale englobe les niveaux de stock, l'historique des mouvements, l'emplacement physique des produits, les éventuelles dates d'expiration... Cette connaissance approfondie des stocks permet aux magasins de sport d'exercer un contrôle accru sur leurs ressources, d'anticiper les ruptures de stock et de minimiser le surstockage.

Des fonctionnalités pour une rentabilité maximisée

Un outil dédié va au-delà de la simple gestion des stocks puisqu’il intègre des algorithmes intelligents d'optimisation. Ces algorithmes prennent en compte des facteurs tels que les ventes historiques, les prévisions de demande et les délais d'approvisionnement pour ajuster dynamiquement les niveaux de stock. Grâce à cette optimisation intelligente, vous minimisez les coûts de stockage et maximisez la disponibilité des produits.

Les logiciels de gestion de stock ne se contentent pas de fournir des données brutes sur les stocks. Ils les transforment en analyses et rapports précieux pour identifier les tendances de vente, suivre les performances des produits et découvrir des opportunités d'optimisation. En s'appuyant sur ces données concrètes, les magasins de sport peuvent prendre des décisions stratégiques éclairées qui favorisent une croissance durable et une rentabilité accrue.

Une adaptation complète à l’activité du retailer sport

Un logiciel de gestion de stock conçu pour le secteur du retail sport et ses besoins évolutifs offre une flexibilité essentielle. En fonction de l’activité des magasins et de leur offre de services, il inclut des fonctionnalités supplémentaires (module de gestion d’une activité de location ou dépôt-vente par exemple).

L’outil s’intègre également dans vos autres systèmes (POS, comptabilité, gestion e-commerce…) pour centraliser les données, favoriser une communication fluide entre les services et optimiser la gestion globale des magasins.

"Avec Ginkoia, on a une vraie solution de pilotage. On sait dire à l'instant T quel est stock d'un magasin, même s'il est à 800km. Quelle est la marge effectuée le mois dernier, l'année dernière, comparer avec le magasin Xou Y. C'est un excellent outil pour piloter son activité que ce soit en mono magasin ou multimagasins de part la multitude de fonctionnalités que Ginkoia nous offre."

Alexis Le Goff, directeur adjoint du réseau de franchise Bo Biclou Family

Si les fiches de stock ont constitué un outil traditionnel pour la gestion des stocks, les logiciels de gestion de stock les surpassent de loin en termes d'efficacité, de précision et de fonctionnalités. L'adoption d'une solution de gestion permet aux magasins de sport d'optimiser leurs processus de gestion des stocks, de réduire les coûts, d'améliorer la rentabilité et de prendre des décisions stratégiques éclairées pour une croissance durable. Mais l’outil est aussi un allié pour aller plus loin, notamment dans un contexte d’omnicanalité des ventes et de l’essentielle gestion unifiée des stocks, au service de l’expérience client.