Comment bien gérer son service de location de vélos ?

Usure des vélos, frais divers liés à l’entretien et aux réparations, organisation du planning de l’atelier… La gestion d’un service de location de vélos comprend des enjeux divers qu’il faut savoir anticiper et dont il faut se saisir pour maximiser la rentabilité de l’activité. Du calcul de votre seuil de rentabilité à l’optimisation de votre grille tarifaire, de l’enrichissement de l’offre locative à la création d’une meilleure expérience client, on vous donne 4 conseils pour bien gérer votre service de location de vélos en digitalisant votre activité.

1. Anticiper les immobilisations vélo

Quand on monte son service location de vélo, on oublie souvent que les cycles peuvent être immobilisés pour entretien ou réparation. Or, ces immobilisations, si elles sont trop fréquentes, peuvent représenter une perte de chiffre d’affaires conséquente. En les anticipant au maximum, vous maximisez la fréquence de location de vos cycles et optimisez votre activité commerciale.

D’un point de vue pratique, cela implique de vérifier régulièrement l’état général de tous les vélos (freins, pneus, batteries…) pour prévenir l’usure et réduire les risques d’immobilisation. C’est aussi votre prérogative de loueur que d’encourager les conducteurs à vous transmettre tout signe d’usure constaté. En les intégrant dans votre démarche, vous créez ainsi une communauté complète en veille sur l’état de vos cycles !

2. Optimiser la durée de vie du parc locatif

En plus de l’anticipation des immobilisations, bien gérer votre service location de vélo, c’est nécessairement optimiser la durée de vie de votre parc locatif. De façon très logique, une maintenance rigoureuse permet de proposer une offre locative enrichie et de maximiser le prix de revente des cycles.

Mais ce n’est pas tout : l’entretien de vos vélos est un gage de sécurité pour vos conducteurs, à la recherche d’un loueur de confiance. En mettant sur le marché des cycles régulièrement vérifiés, vous assurez une bonne expérience client, pour une meilleure fidélisation des conducteurs à votre magasin.

3. Maîtriser la rentabilité

La bonne gestion de votre service location de vélo nécessite aussi de maîtriser la rentabilité de l’activité. Et ça passe par une anticipation des coûts inhérents au parc locatif, à savoir des investissements matériels (nouveaux produits, pièces détachées, accessoires…), des frais d’entretien et de réparation, la rémunération des collaborateurs impliqués, mais aussi les coûts immobiliers (loyer, prêt…), les frais d’assurance etc. Votre objectif : atteindre un équilibre entre vos coûts et les revenus dégagés pour un seuil de rentabilité pertinent.

Notre conseil : ne généralisez pas vos calculs à l’ensemble de votre parc locatif, adaptez votre méthode cycle par cycle. Les frais d’entretien d’un vélo électrique ou d’un VAE ne sont pas les mêmes que ceux d’un vélo classique. Or plus vous serez précis dans vos calculs, plus votre activité sera rentable car vous concevrez une tarification adaptée aux spécificités de votre parc locatif. L’investissement dans un ERP spécialisé dans la gestion d’un service location de vélo est un excellent moyen de maîtriser sa rentabilité et de gérer l’ensemble de l’activité.

4. Éviter les erreurs de facturation

Une fois votre seuil de rentabilité défini et votre tarification adaptée, il vous faut appliquer rigoureusement le processus de facturation. Les facteurs d’erreur sont multiples dans la gestion d’un service de location de vélo : il suffit qu’une machine subisse des dégâts et que les coûts de réparation ne soient pas reportés sur le client pour que votre rentabilité en pâtisse.

Mettez en place des règles de facturation claires pour vos collaborateurs chargés des encaissements : 

• Tarif : journalier, hebdomadaire ou par abonnement
• Tableau d’amortissement et optimisation de la revente
• Frais d’entretien et d’immobilisation
• Franchises dommages et dégâts
  

Tous ces coûts ne peuvent être constatés qu’au moment de la remise du vélo par le conducteur. Il est crucial de prendre le temps d’identifier l’état général du vélo rendu, d’avoir un suivi sur les dégâts et l’usure, de refacturer des dommages potentiels si nécessaire au client.

Globalement, bien gérer son service de location vélo en magasin nécessite d’investir dans des solutions digitales pour assurer la rentabilité de l’activité et une croissance pérenne. Un ERP métier, spécialisé dans la gestion d’un magasin de vélo, intègre toutes les composantes spécifiques et permet :

• Une visibilité complète sur le parc locatif : immobilisations, accessoires, équipements matériels… tout en gardant un suivi sur l’état des vélos pour anticiper les réparations et les frais ;
• Une gestion fine des ventes et de la facturation, avec des indicateurs de rentabilité et une vision 360° des performances du service location ;
• Une meilleure organisation de l’atelier : planning, rotation des collaborateurs, tarifs, service de réservation en ligne… pour une expérience client enrichie.

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